Office超级技巧连载─Excel工作簿技巧

11/13/2005来源:Excel教程人气:18683

   工作簿在Excel是最基本的元素,其重要性不言而喻。这一期我们就向大家介绍实用的工作簿技巧。

   设置好你的姓名及选项

   第一次安装Word时,需要输入用户姓名、用户单位名称等,以便为你注册。这些信息被Excel引用。如果想更改它,可以选择“工具”→“选项”,单击“常规”标签,然后在其中“用户名”一栏中进行更改即可。
  
   快速新建工作簿

   按下Ctrl+N组合键,则快速新建一个工作簿。
  
   快速保存工作簿

   按下Ctrl+S组合键,则可以快速保存文件。
  
   快速关闭工作簿

   按下Ctrl+W组合键,则关闭当前工作簿,并提示是否保存工作簿。而按下Ctrl+F4组合键,也可关闭当前工作簿。
  
   快速切换工作簿

   当同时打开多个工作簿时,按下Ctrl+F6或Ctrl+Tab或Ctrl+Shift+F6或Ctrl+Shift+Tab 组合键,则依序在多个工作簿之间切换。   
   快速最大/小化/还原工作

   按下Ctrl+F10组合键,可以使最小化的工作簿窗口最大化。按下Ctrl+F9组合键,可以使最小化的工作簿窗口。按下Ctrl+F5组合键,可以使最大化(或最小化)的工作簿窗口还原成正常状态。
  
   快速打开文件夹

   在“打开”、“保存(另存为)”和“插入图片”等对话框中,将光标定位在窗口中,按下F4键,相当于按下“查找范围(保存位置)”旁边的下拉按钮,帮你快速选择定位文件夹。
  
   强制退出Excel

   按下Alt+F4组合键,不管你打开几个工作簿,都会强制退出Excel。如果有文件没有保存,Excel会提示你是否保存。
  
   快速切换工作表

   按下Ctrl+Page Up组合键,在不同工作表之间,按工作表顺序从后向前切换(从Sheetn直到Sheet1)。按下Ctrl+Page Down组合键,在不同工作表之间,按工作表顺序从前向后切换(从Sheet1直到Sheetn)。
  
   快速打开插入对话框

   在Excel中,按下Ctrl+Shift+=组合键,则可快速打开“插入”对话框。
  
   快速重命名工作表

   双击工作表标签,就可以进行“重命名”操作了。省得再在Excel中右击要更改工作簿标签,再选择“重命名”。
  
   快速打开固定工作簿

   如果你有几个固定的工作簿需要同时打开,可以将它们保存为工作区文件,只要将工作区文件打开,Excel就会打开保存在其中的每个工作簿:先打开需要同时使用的多个工作簿,再根据使用要求调整好窗口的大小和位置。然后单击Excel“文件”→“保存工作区”,输入工作区名称后单击“保存”按钮即可。需要提醒注意的是,对每个工作簿所作的修改必须分别保存,保存工作区并不会保存其中的工作簿。

   让Excel自动打开工作簿

   如果你的多个工作簿需要随Excel自动打开,先把它们保存为工作区文件,然后在“资源管理器”中选中工作区文件,按下Ctrl+C键。如果使用Windows 98/Me,则打开C:\Windows\ application data\ Microsoft\xlstart文件夹;如果是Windows 2000/XP,则应打开C:\PRogram files\Microsoft office\ office\xlstart文件夹。再用鼠标右键单击窗口空白处,选择“粘贴快捷方式”,将工作区的图标放入xlstart文件夹。以后只要运行Excel,工作区中的所有文件就会被打开。

   小提示

   如果要自动打开某个工作簿,只要按相同方法将它的图标放入xlstart文件夹即可。
  
   选择打开多个工作簿

   打开Excel的“打开”对话框,按住Ctrl键逐个选中要打开的工作簿,最后单击“打开”按钮,所选工作簿就会被全部打开。

   Excel 2000工作簿的自动保存技巧

   单击“工具”→“加载宏”,选中对话框中的“自动保存”,确定后“工具”菜单即可出现一条“自动保存”。单击该命令可打开“自动保存”对话框,并对“自动保存时间间隔”和“保存选项”等进行设置。

   如果没有“自动保存”宏可供选择,则请重新运行Office安装程序,选择“添加和删除功能”,并单击展开“Microsoft Excel for Windows”→“加载宏”→“自动保存”项目,选择“从本机运行”按钮,再顺着向导操作即可。
  
   自动保存Excel XP文件

   Excel XP本身具有自动保存功能,只要选择“工具”→“选项”,然后在打开的“选项”对话框中单击“保存”标签,在“保存”选项卡中选中“保存自动恢复信息”复选框,并设置相应时间间隔即可。
  
   固定Excel工作簿的栏目标题

   在浏览长篇工作簿时,栏目的标题也会随着滚动消失,这给查看带来了许多不便。这时可冻结窗格来固定栏目标题,选择要固定的单元格,然后单击菜单窗口——冻结窗格。这样任你怎么移动表格,被冻结的窗格始终出现在界面上不会任意移动。
  
   让Excel打开两个同名文件

   Excel一般情况下是无法打开两个同名文件的!不过,如果的确想打开,可以在“打开”对话框选中这个文件,然后按下F2键,将它重新命名即可打开两个同名文件了。当然它们的内容一般是不相同的。
  
   让Excel文件单窗口显示

   在Word 2000中打开多个文件时,每一个文件都会任务栏上显示一个窗口。这样打开文件一多,就会给任务栏很大的负担。不过在Excel中却可以自由设置,单击Excel“工具”→“选项”,打开“视图”标签,取消选择 “任务栏中的窗口”前的复选框,再单击“确定”按钮即可。
  
   让Excel自动滚屏

   如果使用的是滚轮鼠标,可利用中间的滚轮键让其自动滚屏。在Excel工作簿中任一位置,按下滚轮键,此时光标变成四面箭头状,松开滚轮键,向你想看的方向轻移鼠标,光标变成相应的方向箭头,屏幕会自动滚屏。还可移动鼠标调整滚屏速度,按Esc键或单击鼠标任意键退出。在Word中也可如法炮制。
  
   在工作簿中增加默认工作表的个数

   Excel中默认工作表的个数仅有三个,即:sheet1、sheet2、sheet3当默认的工作表不够时,通常是右键插入工作表,还有一种更为快捷的方法是:选择“工具”→“选项”,然后选择“常规”选项卡,将新工作簿内的工作表数改成一定的值即可。
  
   在不同工作表中输入相同内容

   先选定需要输入相同内容的相应工作表标签,方法是按住Ctrl或Shift键的同时单击Sheet1、Sheet2、Sheet3等标签,然后在其中任意一个工作表的相应单元格中输入数据或文字,按下回车键后这些内容就分别进入所有被选定的工作表中的同一单元格中。
   如果再扩展一下,就可以发现这个技巧并不仅仅局限于在多个工作表中输入相同内容,还能为多个工作表设置成相同的页面、在多个工作表中进行查找/替换/定位操作、在多个工作表中一次性设置相同格式,它的用处实在是太多了。
  
   在Excel中复制整张工作表的内容

   如果要复制整张工作表(工作簿中的一页),首先打开目标工作簿(复制的目的地)和源工作表,鼠标右击该工作表的标签(屏幕左下方),并在出现的快捷菜单中选择“移动或复制工作表”。然后在打开的对话框中,再在工作簿下拉菜单中选择已打开的目标工作簿,然后用户还可以在“在下列选定工作表之前”中设置在目标工作簿中的位置,如果用户是复制该工作表而不是移动的话,应当选中“建立副本”,最后单击“确定”按钮,该工作表就被移动或复制到目标工作簿了。
  
   一次将多个绘图对象组合

   将多个绘图对象组合在一起,就能将这些绘图对象合并为一个对象进行操作,如同时进行翻转、旋转和改变绘图对象的大小或比例,也可以同时更改对象组合中所有对象的属性(如,更改对象组中所有对象的填充色或为其添加阴影),还可以用多个对象组构成一个更大的对象组来创建复杂的绘图对象。只要先按住Shift键再单击相应的对象,选定要进行组合的对象,最后右击这些选定对象,选择“组合”即可,把多个对象组合起来对的操作将是非常方便的。
  
   一次选定两张以上相邻的工作表

   先选定第一张工作表的标签,然后按住Shift键,再单击最后一张工作表的标签。
  
   一次选定两张以上不相邻的工作表

   先选定第一张工作表的标签,然后按住Ctrl键再单击其他工作表的标签。
  
   一次选定工作簿中所有工作表

   用鼠标右键单击工作表标签,然后单击快捷→“选定全部工作表”。
  
   一次打印多个工作簿

   首先,需要打印的所有工作簿必须存放在同一文件夹内。然后选择“文件”→“打开”,按住Ctrl键,再单击选定需要打印的每一个文件名。然后选择“工具”→“打印”。
  
   一次插入多张工作表

   按住Shift键,同时单击并选定与待添加工作表相同数目的工作表标签,然后再单击“插入”菜单下的“工作表”。
  
   生成备份工作薄

   对新(老)工作薄执行“文件”→“保存(另存为)”,打开“另存为”对话框,按右上角的“工具”旁的下拉按钮,选“常规选项”,在随后弹出的对话框中,选中“生成备份选项”,确定保存。以后修改该工作薄(a.xls)后再保存,系统会自动生成一份名称为“a的备份.xlk”的备份工作薄,且能直接打开使用。
  
   在工作簿中使用工作表组

   Excel具有鲜为人知的快速编辑功能,当编辑某一个工作表时,工作表组中的其他工作表同时也得到了相应编辑:如果要选择一组相邻的工作表,可以先单击要成组的第一个工作表标签,按住Shift键,再单击要成组的最后一个工作表的标签;如果要选择不相邻的一组工作表,按住Ctrl键,依次单击要成组的工作表标签;如果要选定所有工作表,则可以用鼠标右击任意一个工作表标签,从中选择“选定全部工作表命令”。这时的工作表组就已经建好了,这时在标题行应该看到有工作组字样。
   接下来,就可以看一看它的“强大”功能:先打开一个新的工作簿,按照上面的方法建立一个工作表组,再在第一个工作表中(或选定的某一个)设计一个数据表格,然后单击Sheet2工作表标签,它和Sheet1的内容完全一致。这时,就相当于批量在其中输入了数据,如果有不同的数据要输入,则可以在工作表标签上单击右键,选择“取消成组工作表”,然后将标题作适当的改动,如在本例中将“第一分公司”改为“第二分公司”,以此类推,如果有必要,可以再将三个工作表设置为工作表组。