在 Lotus Notes/Domino 7 中创建邮件策略

12/3/2006来源:Lotus Notes人气:6441

大多数用户,尤其是主管行政助理,需要准确可靠的日历。但是,很少有人花时间或能够想到配置其日历。在一个又一个的公司中,结果是相同的:主管(以及用户)感到挫败和不满,支持人员花太多时间排除日历问题。排除不同步日历问题可能十分费力耗时,而且通常是得不偿失的。

如果管理员可以应用和强制日历和邮件设置的标准化处理,那不是很好吗?在 Lotus Notes and Domino 7 之前,自动处理、设置可用时间和显示日历条目等重要特性不能集中控制和标准化。如果关键数据在企业之间可以相同的方式处理,您就能确保得到标准结果。这将增强用户体验,并允许您专注于排除邮件路由问题。

使用 Domino 策略,可以为您的用户集中控制 Notes 客户机的许多特性和功能,包括邮件和日历特性。Lotus Notes and Domino 在版本 6 中首次引入策略,Lotus Domino 7 不仅增强了该功能,还引入了新的 Mail Settings 策略。本文首先对 Domino 6 策略进行简要的高级回顾,然后深入介绍新的 Domino 7 Mail Settings 策略。本文将展示策略的每个区段可以如何解决各种问题。本文针对经验丰富的 Domino 管理员。

策略快速回顾

Domino 7 策略包括版本 6 的所有基本策略。这些策略为管理员提供了 Lotus Notes and Domino 许多功能的控制点。可以创建策略文档来标识设置文档集合,其中每个集合应用于 Notes and Domino 架构的不同部分。Policy Settings 文档涵盖这些管理区域。让我们首先快速回顾一下版本 6 中的策略,然后介绍新的 Domino 7 Mail Settings 策略。

注意:对 Lotus Notes and Domino 6 中首次引入的策略做了一些升级,包括 Desktop 和 Security 更新。务必参阅 Lotus Domino Administrator 帮助获得有关这些新特性的描述。

Registration 策略

Registration 策略控制各种用户注册值,包括:

  • Internet 地址格式
  • 浏览用户概要
  • 邮件服务器
  • 认证要求
  • 用户口令格式

Setup 策略

Setup 策略控制在设置时如何配置 Notes 客户机,包括:

  • 位置文档设置
  • Internet 浏览器设置
  • 桌面和用户首选项

Mail Archiving 策略

Mail Archiving 策略控制如何配置 Notes 客户机的档案管理,包括:

  • 本地档案
  • 基于服务器的档案
  • 归档规则

Desktop Settings 策略

Desktop Settings 策略管理如何管理 Notes 客户机桌面,包括:

Security 策略

Security 策略管理如何将安全性应用于用户。这种功能强大的设置包括:

  • ECL 管理
  • 口令同步
  • 口令管理选项
  • 密钥滚动(Lotus Domino 7 新特性)

Mail Settings 策略

Lotus Domino 7 中新引入的 Mail Settings 策略控制如何强制邮件属性。新特性包括:

  • 日历和计划控制特性
  • 消息否认书
  • 邮件文件所有权控制







锁定

Domino 7 新增的强大特性是强制 Notes 客户机策略锁定的能力。这种新锁定功能提供了一种控制谁可以更改哪些策略的机制。锁定客户机策略设置可用于邮件(消息否认书除外)和桌面策略。锁定特性的实现对于每种类型的策略文档是不同的。

可以通过 “Allow user to change” 选项逐字段地锁定 Mail Settings 策略属性,而 Desktop Settings 策略使用每个附签设置来管理客户机锁定。即 “Allow users to change settings on this tab” 选项。

Notes Dynamic Configuration (NDC) 处理每个客户机上的 Mail Settings 策略属性。配置 Domino Directory 中的每个设置之后,NDC 进程在每个客户机上执行。Notes 客户机使用本地服务器进行验证,然后 NDC 进程更新从 Domino 服务器下推至客户机的信息。NDC 检查每个设置以确定与每个策略、字段设置和附签设置相关的状态。完成之后,NDC 根据需要更新 Notes 客户机中的每个字段和属性。

可以为任何用户锁定不同的 Desktop Settings 和 Mail Settings 策略。对于主管,您可以通过锁定某些特性来保护他们,以便这些策略不会被更改。






Domino 7 Mail Settings 策略

新的 Mail Settings 策略文档包括五个附签:

  • Basics
  • Mail File PReferences
  • Message Disclaimers
  • Comments
  • Administration

每个附签提供一系列可以管理和控制每个 Notes 客户机的设置和特性。







Basics 附签

Basics 附签提供一个位置以便您记录有关邮件策略的信息,包括两个字段:Name(即策略设置的名称)和 Description(即特定策略设置的描述)。

Mail File Preferences 附签

Mail File Preferences 附签具有三个子附签:Mail、Calendar %26amp; To Do 和 access %26amp; Delegation。在每个子附签中还有其他子附签。本文从 Mail 子附签开始介绍每个子附签。

Mail - Basics 子附签

Mail Settings 策略文档的 Mail File Preferences - Mail - Basics 子附签提供许多设置来帮助管理您的主管。该子附签具有四个区段(参见图 1),每个区段具有单个设置,如下所述。



图 1. Mail File Preferences - Mail - Basics 子附签
Mail File Preferences - Mail - Basics 子附签

User Configuration
User Configuration 区段包括 “Allow users to change mail file ownership” 选项,用于确定用户是否可以更改邮件文件所有权。

Spell Checking
Spell Checking 区段包括 “Automatically check mail messages for misspellings before sending” 选项。可以启用/禁用该设置,还可以选择何时执行该动作。选择包括:

  • Don’t Change。不应用该设置 — 尊重用户首选项。
  • Always。每次 AdminP 运行时应用。
  • IInitially。仅当新建邮件数据库时应用。

Delete/Remove Preference for Sent View
该区段中的属性确定是否提示您从 Sent 视图中删除消息。三个选项为:

  • Always Ask。当您希望从 Send 视图中删除消息时,Notes 客户机使用对话框提示您(参见图 2)。如果单击 Delete 按钮,Notes 客户机从邮件文件中删除消息。如果单击 Remove 按钮,消息从 Sent 视图中移除,但仍保留在 All Documents 视图中。


    图 2. 从 Sent 中删除时的对话框
    图 2. 从 Sent 中删除时的对话框

  • Always Delete。Notes 客户机自动从 Sent 视图中删除邮件消息。消息从邮件文件中删除。
  • Always Remove。Notes 客户机自动从 Sent 视图中移除邮件消息,但消息仍保留在 All Documents 视图中。

此外,可以选择何时执行动作:Don’t Change、Always 或 Initially。

Soft Delete
该区段包括 “Soft Delete expire time in hours” 设置,用于设置软删除的时间。

Mail - Letterhead 子附签

Mail File Preferences - Mail - Letterhead 子附签提供 Set default Letterhead 选项,允许定义显示在策略影响的出站电子邮件消息上的信头。如果选择 “Yes”,则附加对话框出现,在下拉菜单中显示各种可用信头(参见图 3)。



图 3. Mail File Preferences - Mail - Letterhead 子附签
Mail File Preferences - Mail - Letterhead 子附签

Calendar %26amp; To Do - Basics 子附签

Mail File Preferences - Calendar %26amp; To Do - Basics 子附签包括许多特性以限制条目在每个用户的邮件文件中存在多久。该子附签有一个区段 “Defaults for New Calendar Entries”,其中包括三个选项(参见图 4):

  • “Double clicking on a time-slot in Calendar creates a”。允许为策略文档的 Policy Type 字段中定义的用户选择默认选择。选项包括:
    • Meeting
    • Appointment
    • All Day Event
    • Anniversary
    • Reminder
  • “Duration of a new Appointment or Meeting (in minutes)”。指定可以为约会或会议持续时间选择的默认时间。默认值为 60 分钟。
  • “Anniversaries repeat for (in years)”。定义为应用该策略的用户创建多久的周年纪念。



图 4. Mail File Preferences - Calendar %26amp; To Do - Basics 子附签
Mail File Preferences - Calendar %26amp; To Do - Basics 子附签

Calendar %26amp; To Do - Display 子附签

Mail File Preferences - Calendar %26amp; To Do - Display 子附签(参见图 5)提供对客户机的附加控制,以格式化 Calendar 视图的显示方式;基本上,您可以设置它和忽略它。该子附签上的区段如下。

How the Calendar View is Displayed
该区段允许控制每个时间字段的默认显示方式。每个字段的默认设置如图 5 所示:

  • 工作日上午 7:00 开始。
  • 工作日下午 7:00 结束。
  • “Each time slot lasts” 字段设置为 60 分钟。
  • 默认情况下,“Start monthly view with current week” 字段不选中;选中时,它表示 “yes”。
  • 工作周包括星期一、星期二、星期三、星期四和星期五。



图 5. How the Calendar View is Displayed 区段
How the Calendar View is Displayed 区段

Displaying Calendar Entries in Mail Views
该区段包括一系列选项,用于控制每个日历条目的显示方式和位置并选择执行这些动作的时间(Don’t Change、Always 或 Initially)。这些选项如图 6 所示,其默认设置或者被选中或者未选中:

  • “Put C%26amp;S documents into a special New Notices MiniView for processing” 未选中。
  • “Hide new calendar entries and notices in All Documents view of Mail” 未选中。
  • “Hide new Meeting invitations in the Sent view of Mail” 选中。
  • “Remove Meeting invitations from your Inbox after you have responded to them” 未选中。
  • 对于 “Types of Meeting notices to be shown in your Inbox” 字段,选择有 All、All Except for Responses 和 None。



图 6. Displaying Calendar Entries in Mail Views 区段
Displaying Calendar Entries in Mail Views 区段

Calendar %26amp; To Do - Scheduling 子附签

Mail File Preferences - Calendar %26amp; To Do - Scheduling 子附签具有两个区段(参见图 7)。

Your Availability
该区段通过策略管理一组默认可用性时间。例如,可以将这些选项用于三班倒的工厂工人。图 7 显示了新 Mail Settings 策略的默认设置。

When Adding an Entry to your Calendar
该区段管理计划冲突并显示管理每个参与者详细信息的计划者。该区段有两个默认选择,和一个基于选择标准的附加选择:

  • “Check for conflicts when adding appointments, accepting meetings, scheduling a new meeting”。该自解释选项默认为未选中。当选中该选项时,则显示另一个选项。
  • “Note a conflict if entry occurs outside available hours described above”。该选项确定冲突是否显示为该进程的一部分。默认为未选中。
  • “For new meetings, the Scheduler initially shows”。该选项允许控制每个参与者的计划详细信息。选项有 “Schedule details for each participant”(默认值)和 “Suggested best times for meetings”。



图 7. Mail File Preferences - Calendar %26amp; To Do - Scheduling 子附签
Mail File Preferences - Calendar %26amp; To Do - Scheduling 子附签

Calendar %26amp; To Do - Alarms 子附签

Mail File Preferences - Calendar %26amp; To Do - Alarms 子附签包括一个默认区段。如果启用闹钟(默认),则显示两个区段(参见图 8)。使用该子附签,可以基于每个主管日历条目输入设置默认闹钟,并决定何时应用这些动作,例如 Don’t Change、Always 或 Initially。

Enable/Disable Alarms
默认显示 Enable/Disable Alarms 区段,启用时,显示 “Default Alarm Settings When Creating a New Entry (On/Off) How Far in Advance” 区段。该区段的字段及其默认值如图 8 所示。

  • Appointments/Meetings are 30 minutes in advance.
  • Reminders are set to zero minutes in advance.
  • Events are one day in advance.
  • Anniversaries are one day in advance.
  • To Dos are one day in advance of due date.



图 8. Mail File Preferences - Calendar %26amp; To Do - Alarms 子附签
Mail File Preferences - Calendar %26amp; To Do - Alarms 子附签

Calendar %26amp; To Do - To Do 子附签

Mail File Preferences - Calendar %26amp; To Do - To Do 子附签允许您管理各种 To Do 功能在用户邮件文件中如何执行和处理。该策略具有一个区段,该区段有两个字段设置 “Hide To Do entries in the Calendar” 和 “Allow Notes to update To Do status and dates for incomplete entries” ,默认为未选中,如图 9 所示。



图 9. Mail File Preferences - Calendar %26amp; To Do - To Do 子附签
Mail File Preferences - Calendar %26amp; To Do - To Do 子附签

Calendar %26amp; To Do - AutoProcess 子附签

Mail File Preferenes - Calendar %26amp; To Do - AutoProcess 子附签允许自动处理传送至用户邮件文件中的新日历邀请。该子附签还控制自动 Inbox 管理,且具有两个主要种类与一个可选区段 “When a meeting invitation is received from anyone”(参见图 10)。

Automatic Processing of Meeting Invitations
该区段包括单个字段 “Enable automatic responses to meeting invitations”,允许 Notes 客户机用户自动处理会议邀请。默认情况下未选中。

When a meeting invitation is received from anyone
仅当启用 “Enable automatic responses to meeting invitations” 时显示该区段。该区段的三个选择为:

  • Automatically accept if time is available; if not, automatically decline
  • Automatically accept if time is available; if not, let me decide
  • Automatically accept even if time is not available

Automatic Inbox Management
该区段包括单个字段 “When you delete a Calendar Notice from your Inbox or a Mail folder/view”。选项有 “Prompt to confirm deletion” 和 “Remove from this view/folder without prompting”。



图 10. Mail File Preferences - Calendar %26amp; To Do - AutoProcess 子附签
Mail File Preferences - Calendar %26amp; To Do - AutoProcess 子附签

Calendar %26amp; To Do - Rooms and Resources 子附签

Lotus Domino 7 具有一个极大改进的新 Rooms and Reservations 系统,由新 Rooms and Resources Manager (RnRMgr) 服务器任务实现。该新服务器任务设计用于禁止超额预订房间或资源,并负责处理与预订房间有关的所有预订工作流。结合使用该新服务器任务和 Mail Settings 策略,可以确保主管在需要房间时能够获得房间。

Mail File Preferences - Calendar %26amp; To Do - Rooms and Resources 子附签控制房间和资源的默认值(参见图 11)。它包含下列三个区段。

Default Reservation Settings for choosing Site
在该区段中,可以指定首选场所,在 Find Room and Find Resources 对话框中确定是否使用您的首选场所作为默认场所,并决定当您计划另一个场所中的房间或资源时是否提示您重置首选场所。

Default Meeting Settings for Rooms
该区段允许选择以下三个选项之一:

  • Prompt me to add rooms to my list when scheduling meetings
  • Always add rooms to my list when scheduling meetings
  • Never add rooms to my list when scheduling meetings

Default Meeting Settings for Resources
最后一个区段允许选择以下三个选项之一:

  • Prompt me to add resources to my list when scheduling meetings
  • Always add resources to my list when scheduling meetings
  • Never add resources to my list when scheduling meetings



图 11. Mail File Preferences - Calendar %26amp; To Do - Rooms and Resources 子附签
Mail File Preferences - Calendar %26amp; To Do - Rooms and Resources 子附签

Access %26amp; Delegation - Access to your Mail %26amp; Calendar 子附签

Mail File Preferences - Access %26amp; Delegation - Access to your Mail and Calendar 子附签允许控制用户是否可以授权其他用户访问其电子邮件和日历。该子附签包括一个区段 “The following people or groups have been delegated access to your mail file”,该区段有一个字段 “Allow users to setup delegees to their mail file”(参见图 12)。默认情况下,用户可以更改该设置。



图 12. Mail File Preferences - Access %26amp; Delegation - Access to your Mail %26amp; Calendar 子附签
Mail File Preferences - Access %26amp; Delegation - Access to your Mail %26amp; Calendar 子附签

Access %26amp; Delegation - Access to your Schedule 子附签

Mail File Preferences - Access %26amp; Delegation - Access to your Schedule 子附签确定在授权其他人访问您的计划信息时您有多少访问权限。该功能允许您锁定一组主管日历。该子附签有两个区段(参见图 13)。

Who is allowed to see your schedule information (when you are busy or available)
在 Who is allowed to see it 字段中,“Everyone may see your schedule information” 选项默认为选中。如果选中 “No one may see your schedule information” 选项,则第二个区段隐藏。

What schedule information they may see
在 “What schedule information they can see” 字段中,“Detailed information about your calendar entries” 默认为选中。如果接受该默认值,系统会显示选择 “Do not include the subject of a calendar entry when detailed information is made available”。默认值为 Yes。

至于其他菜单选择,可以选择何时应用这些设置(Don't Change、Always 或 Initially)以及是否允许用户更改该设置。



图 13. Mail File Preferences - Access %26amp; Delegation - Access to your Schedule 子附签
Mail File Preferences - Access %26amp; Delegation - Access to your Schedule 子附签






Message Disclaimers 附签

在 Lotus Notes/Domino 7 中,现在可以使用策略添加消息否认书。可以通过服务器或客户机将消息添加到出站 SMTP 消息的结尾或开始。消息否认书的常见用法是显示有关公司和/或公司中特定部门的法律信息。可以启用或禁用来自 Domino 服务器或 Notes 客户机的消息否认书。使用策略和策略设置的组合,可以为不同的主管组设置不同的消息否认书。

服务器否认书

在服务器 Configuration Settings 文档中启用消息否认书时(参见图 14),路由器任务添加策略文档中定义的否认书文本。还可以启用 “Add disclaimer to S/MIME signed or encrypted messages” 选项。默认设置为 Disabled。

因为 Message Disclaimers 特性旨在让出站 Internet 消息尽可能地使用 Notes 客户机来添加否认书,而不是从服务器添加否认书。签名和加密消息的问题不适用于从客户机添加的消息,因为否认书是在签署或加密消息之前添加的。字符集问题不适用于由客户机添加的消息,因为 Notes 客户机确定用于出站消息的 Internet 字符集。在 Notes 客户机添加否认书避免了路由器上任何潜在的性能问题或瓶颈,并减少了服务器上的开销。



图 14. Configuration Settings 文档上的 Messaging Disclaimers 子附签
Configuration Settings 文档上的 Messaging Disclaimers 子附签

客户机否认书

可以使用 Mail Settings 策略启用 Notes 客户机上的消息否认书。通过编辑 Message Disclaimers 附签的五个字段,启动该进程(参见图 15):

  • 可以启用或禁用 “Notes client can add disclaimers”。
  • 否认书文本是文本的实际值,例如,“This is not to be shared outside Acme Corporation”。使用 Modify 按钮编辑该文本字段。
  • 否认书文本格式可以为 HTML 或 Plain Text。
  • 否认书位置为 Append(在电子邮件消息主体后添加否认书)或 Prepend(在主体前添加否认书)。
  • 多语言 Internet 邮件可以是 Use Best Match 或 Use Unicode (UTF-8)。



图 15. Mail Settings Policy 文档的 Messaging Disclaimers
Mail Settings Policy 文档的 Messaging Disclaimers






Comments 和 Administration 附签

Mail Settings 策略上的最后两个附签(Comments 和 Administration)通用于所有策略文档,因此其字段是自解释性的。

Mail Settings 策略命名惯例

为 Mail Settings 策略开发命名标准很重要,这样可以消除混淆并简化管理。名称应反映一些有意义的东西。例如,如果想要按地理应用设置,则应考虑反映地理的标准,比如 Southeast Mail Settings 或 Northwest Mail Settings。还可以按组织设置命名,例如,Executive Marketing Mail Settings 或 Accounting Mail Settings,或者可以组合组织和地理,例如 Southeast Marketing Settings。还可以描述策略的特定功能,例如 Southeast Sales Message Disclaimer 或 Corporate HQ Rooms and Resources Settings。







AdminP 和邮件策略

AdminP 将 Mail Setting 策略应用于特定服务器上的所有用户邮件文件。默认情况下,管理进程每隔 12 隔小时运行一次,所以只有在下一次执行 AdminP 时更改才生效。如果您有访问权限,则可以通过使用命令 “Tell AdminP process mailpolicy”,强制 AdminP 处理 Mail Settings 策略中的新信息。

结束语

梭罗认为,实现快乐生活的办法之一是 “简单,简单”。随着 Mail Settings 策略的引入,这成为一种现实的可能性。这种强大的新特性允许集中管理和控制 Notes 客户机高度可见的日历和计划功能,并允许控制和管理主管的各种电子邮件设置。Mail Settings 策略可以提供的好处如下:

  • 更简单、更少的故障排除
  • 更少的服务台呼叫
  • 生产率增加,因为用户可以专注于其工作,而不用管理其日历
  • 更低的总体拥有成本
  • 更多的时间花在高级任务上

Mail Settings 策略代表对 Lotus Notes and Domino 6 中引入的基于策略的系统管理的重要扩展。它提供了一种有效灵活的方式,向下切入至字段级别来管理企业、用户组或单个用户,从而让主管开心。