如何生成邮件使用的状况报告

12/3/2006来源:Lotus Notes人气:8385

用户在使用了一段时间的邮件邮递后,需要对邮件进行统计,例如,在一个月的时间里,总共收发多少邮件,收发邮件最多的用户是谁,等等。如何做呢?

一、在服务器上启动邮件跟踪(mtc 任务)

邮件跟踪数据是需要必须收集在 Mail Tracking Store 数据库 (MTSTORE.NSF) 中的(此MTSTORE.NSF的数据库是在服务器启动MTC任务的时候,自动生成),所以在使用邮件跟踪数据进行跟踪邮件和生成报告之前,要确认此数据库是否存在。
启动邮件跟踪(MTC)任务的方式有两个:

操作 执行任务
手动启动邮件跟踪 在控制台上输入 load mtc 命令。
自动启动邮件跟踪 在服务器配置文档中启用消息跟踪。(请参看步骤2)

二、配置用于消息跟踪的服务器

此过程允许用户定制希望在 Mail Tracking Store 数据库 (MTSTORE.NSF) 中收集和存储的的信息类型。例如:可以不收集某些用户的邮件,或者可以按消息主题的限制定制被跟踪的消息。

⑴ 在 Domino Administrator 中,单击“配置”附签。
⑵ 展开“服务器”视图。
⑶ 在“使用目录”域中,选择“当前服务器”。
⑷ 单击“配置”,然后双击想要启用消息跟踪的服务器名称。
⑸ 在“配置设置”文档中,单击“路由器 /SMTP”“消息跟踪”附签。
⑹ 单击“编辑服务器配置”。

配置用于消息跟踪的服务器

⑺ 完成下列域,然后单击“保存退出”:

输入
消息跟踪选择一项:
选择“启用”,则在 Mail Tracking Store 数据库中记录消息处理活动的信息
选择“禁用”(缺省),则不记录任何消息处理信息
不为以下用户跟踪消息用户和/或群组的名称,这些用户和/或群组的消息将不被记录,因此也不能被跟踪。此域 仅适用于由指定个人或群组发送的消息。

例如:决定不让管理员跟踪公司人力资源部经理发送的消息。此时,在“不为以下用户跟 踪消息”域中输入该用户的名称。

如果保留此域为空白(缺省),那么授权的管理员可以跟踪所有已启用邮件跟踪的服务器 上的所有用户和群组的消息。
记录消息主题选择一项:
选择“是”,则在 Mail Tracking Store 数据库中记录消息主题
选择“否”(缺省),则不记录消息主题
不为以下用户记录主题用户和/或群组的名称,这些用户或群组的消息主题将不被记录,因此也不被跟踪。此域仅适用于由指定个人或群组发送的消息。缺省是“无”。
消息跟踪集合间隔时间在 Mail Tracking Store 数据库中记录消息跟踪活动的时间间隔数值(以分钟为单位)。

注释 此数字可能影响服务器的性能。输入与系统大小和速度相适应的数字。推荐缺省为15 分钟。
允许跟踪消息允许其跟踪此服务器上消息的服务器和/或用户的名称。
如果保留此域为空白(缺省),则仅 LocalDomainServers 群组中的成员有权跟踪此服务器上的消息。 如果添加任何项到此域中,则必须列出允许其跟踪此服务器上消息的所有服务器和/或用户。
允许跟踪主题允许其按主题跟踪此服务器上消息的服务器和/或用户的名称。
如果保留此域为空白(缺省),仅 LocalDomainServers 群组中的成员有权按主题跟踪此服务器上的消息。如果添加任何项到此域中,则必须列出允许其跟踪此服务器上主题的所有服务器和/或用户。

注释 不要将此域中列出的服务器和/或用户输入到“允许跟踪消息”域中。

注意: 随着从路由器中不停地收集信息,Mail Tracking Store 数据库将变得越来越大。如果磁盘存储空间有限,要使用数据库复制设置控制数据库保留信息的天数。天数限定了可追溯消息的时间,因此设置的数值应既需要满足跟踪需要,又需要满足磁盘存储空间的限制。

三、设置“报告”数据库

为了生成邮件使用报告,必须将“报告”数据库 (REPORTS.NSF) 装入服务器中。“报告”数据库一般在设置服务器时自动创建,如果没有此数据库,请参看下面的步骤创建此数据库。

⑴ 选择“文件”“数据库”“新建”。
⑵完成下列域:

输入
服务器 存储 Mail Tracking Store 数据库(MTSTORE.NSF)的服务器名称
标题 报告
文件名Reports.nsf
模板 Reports.ntf

安全性

服务器设置时“报告”数据库会自动创建。不过,为保证安全性,必须手动执行以下步骤:

⑴ 查看“存取控制列表”(ACL) 并校验服务器的管理员和服务器本身存在且具有“管理者”存取级别。

⑵ 使用“查看”“代理”列表框,启用所有定时代理。

⑶ 通过将管理员名称添加到“服务器”文档中的“安全性”“代理限制”“运行无限制的 LotusScript/java 代理”下,可使管理员在服务器上具有“非限制代理”存取级别。

四、生成邮件使用报告

如果在服务器上启用了邮件跟踪,Mail Tracking Store 数据库 (MTSTORE.NSF) 将包含有关邮件使用的数据,这时就可以生成数据的使用报告。
⑴ 打开“报告”数据库(REPORTS.NSF)。
⑵ 单击“新建报告”。

生成邮件使用报告

⑶ 完成这些域后单击“确定”:

输入
报告类型选择想要创建的报告类型。
描述标识报告的文本。
时间范围选择一项:
“今天”
“昨天”
“经过上个星期”(缺省)
“经过上两个星期”
“经过上个月”
“所有可用信息”
注释 每个选项所指的时间段都是从指定的时间到当天。例如:如果选择“昨天”,报告将包括 昨天和今天的信息。
执行间隔选择一项:
选择“立即执行”,则立即生成报告(缺省)
选择“每日”,则在每日的午夜生成报告
选择“每星期”,则在周六的午夜生成报告
选择“每月”,则在每月第一天的午夜生成报告
报告结果应该是选择一项:
“已保存”
“已邮寄”(缺省)
“保存并邮寄”
邮件收件人如果在“报告结果应该是”域中选择“已邮寄”或者“保存并邮寄”,则输入将接收报告的个人的 用户名或者从“Domino 目录”中选择用户名称。缺省是运行报告的管理员名称。

注释“所找到的时间最早的消息”和“所找到的最新消息”域在运行报告时自动填充。这两个域显示了找到的最早和最新的消息的日期和时间。

⑷在确定之后,就会在此数据库中出现一个新的文档,此文档就是所生成的报告。