Brien M. Posey
TechRepublic.com 的MCSE
很可能的情况是，你的公司有许多文件和文档需要对所有人可用。Microsoft Exchange的公共文件夹简化了对这样的文件的访问的控制。然而，随着公共文件夹和文档库的增长，你可能面对在开始时没有解决的其他问题。这类问题包括：谁应该有能力公共文件夹的内容，这些文件夹应该存储在哪，以及最重要的，在你的电子邮件服务器上应该有什么类型的性能来影响这些文件夹。在本文中，我将回答这些问题，并为你提供更多的信息。
什么是公共文件夹？
公共文件夹是Microsoft Exchange信息存储的一部分，任何人都可以访问这个信息存储。通常建立公共文件夹是为了使所有人都有读的访问权，但是只有一两个人拥有增加，删除或改变文件夹内容的权力。然而，一旦你创建了一个公共文件夹，你就可以以你想用的任何方式设置容许。例如，你可以使公共文件夹只对一组选定的人可用，或者给每个人想公共浏览增加内容的权力。容许权完全是由你决定的。
正如你所知道的那样，, Microsoft Exchange依赖于Jet数据库引擎来控制三个数据库。这些数据库存储在DIR.EDB, PRIV.EDB, 和 PUB.EDB文件中。DIR.EDB文件包含Microsoft Exchange目录。它负责存储关于邮件箱的位置，分发列表，和公共文件夹的信息。实际的数据被存储在其他两个文件中。PRIV.EDB文件包含私有信息存储，主要由个人邮件箱组成。公共文件夹完全存储在PUB.EDB文件中。尽管DIR.EDB包含对公共文件夹的引用，它主要负责维护访问权和到实际文件夹的指针。公共文件夹本身和他们包含的数据存储在PUB.EDB文件中。
既然你知道了公共文件夹的目的及Microsoft Exchange怎样存储他们，你也许想知道公共文件夹看起来像什么样子。你可以浏览图A中的一个公共文件夹示例。正如你看到的那样，这个特定的文件夹包含邮件信息连同附加的文档，可以用来打印各种表单用于整个公司。当然，在一个真正现代的公司中，这些任务都应该完全是以电子方式处理的，但是那是另一篇文章的事。 
图 A公共文件夹可以作为一个私有邮件箱包含同一类型的信息。
你可以将一个私有邮件箱可能包含的任何东西存储在一个公共文件夹中。例如，上图显示了邮件消息表单中的公共文件夹数据。
创建公共文件夹
创建一个公共文件夹是很容易的。缺省情况下，任何Microsoft Exchange用户都可以创建一个公共文件夹。但是，如果你不喜欢只有流氓能够将他们心中的渴望发送到世界，你可以限制这个权利。我稍后将向你显示怎样限制这个能力。
为了创建一个公共文件夹，打开Microsoft Outlook 或Microsoft Exchange客户，并保证你可以看到这个文件夹的列表。如果你正在运行Microsoft Outlook并且不能看到这个文件夹列表，你可以通过选择从View菜单选择Folder List命令来使它可见。当你能看到这个文件夹列表时，导航到Public Folders部分并选择All Public Folders。接下来选择New，然后从File菜单选择Folder。当你这样做时，你将会看到一个与图B中显示的类似的一个对话框。正如你所看到的，这个对话框使你能够为公共文件夹输入一个名字和介绍。你也可以在公共文件夹层次中设置新的文件夹位置。你甚至可以通过Folder Contains下拉列表控制新的文件夹可以包含什么类型的数据。当你已经按照你想要采用的方式配置了公共文件夹时，单击OK继续。
图B为你的新公共文件夹选择一个名字，位置，和数据类型。
向一个公共文件夹发送数据
向公共文件夹加入数据并不比发送一个电子邮件消息困难。为了向一个文件夹加入数据，选择公共文件夹，并从File菜单选择New，然后选择Post In This Folder命令。正如你在图C中所看到的那样，这将产生一个看起来和电子邮件编辑器类似的屏幕。从这里，你可以输入文本和附加文件。你甚至可以通过窗口底部的Categories按钮，将你的数据组织到类中。当你已经输入所有必要的信息后，单击Post按钮想这个公共文件夹假如项目。
图 C 向一个公共文件夹发送信息与发送一个电子邮件消息类似。
控制到公共文件夹的访问
控制到公共文件夹的访问是非常重要的，尤其是在大的公司中。如果没有加入合适的控制，一个叛逃的用户可能会将公共文件夹作为一个盗版软件或色情图片的分发点。然而，更糟的是，他们可能会删除由其他用户发送的合法数据。
为防止这种情况的发生，你应该采取的第一步是对用户创建他们自己的公共文件夹进行限制。为此，导航到你的公司的站点层并选择配置容器。现在，双击在Microsoft Exchange Administrator右侧面板中的Information Store Site Configuration对象。当你这样做时，你将会看到Information Store Site Configuration Properties页。此时，选择Top Level Folder Creation标签。缺省情况下，允许所有人创建顶层公共文件夹。但是，你可以通过指定允许谁创建这些文件夹来进行更改，如图D所示。
图D 你可以控制谁有权创建顶层公共文件夹。
既然我们已经向你显示了怎样禁止人们创建顶层文件夹，理解在已有的文件夹上怎样实现安全性是很重要的。从现在的立场来看，所有用户仍然可以他们想要的任何东西发送到一个已有的文件夹，无论是谁创建的这个文件夹，仍可以在它下面创建子文件夹。
为了控制已有文件夹的安全性，导航到Organization | Folders | Public Folders。接着，高亮你想要利用的公共文件夹，然后从File菜单选择Properties命令。当你这样做时，你将看到这个文件夹的属性页。然后，单击General标签上的Client Permissions按钮。当你这样做时，你将看到如图E所示的Client Permissions对话框。
图 E 你可以通过Client Permissions对话框控制到公共文件夹的访问。
正如你能在图E中所看到的，权力是为三个用户自动建立的。缺省权力适用于名字没有出现在容许列表中的所有的登录用户。Anonymous指一个没有登录，但企图访问公共文件夹的用户。这样一个访问企图一般是通过Microsoft Exchange的Web Interface Client进行的。最后，原来创建这个文件夹的用户拥有对文件夹的Owner容许，它允许他们做任何他们想要做的事情。你可以通过选择一个预先定义的角色，或检查你想要分配的属性来改变这些权利。你还可以想这个列表加入其他用户，并赋予他们任何类型的容许。
例如，如果这个文件夹属于Finance部门，你可能会加入来自 Finance（或一个包含Finance部门的分发列表）的用户，并分配读和创建权力。既然这样一个文件夹一般包含敏感信息--你也许想缺省用户分配None角色。这样一个容许结构将使这个文件夹只对Finance部门（和这个文件夹的主人）可见。
当磁盘空间成为一个问题时
正如我们在前面所说的，公共文件夹可能包含一个邮件箱可能包含的所有东西。既然你可以利用公共文件夹存储文件，备忘录，日历，任务列表，合同列表，等等，那么利用他们很容易就能包这些东西送走。但是，要记住任何东西都有它的价格。公共文件夹可以以一个惊人的速率消耗磁盘空间。如果你发现你的磁盘空间被填满了，你可以采取几个措施避免删除文件夹。
在这种情况下，你可以采取的最容易的方法之一是将你的公共文件夹移到一个不同的分割。记住任何给定的服务器上的所有公共文件夹属于一个单一的数据库文件。因此，如果你想要将你的文件夹移到同一个服务器上的一个不同分割，你将必须全部移动，或者一个都不移。
为了移动一个文件夹，运行位于服务器Microsoft Exchange 菜单上的Microsoft Exchange Optimizer程序。记住，为了使用这个程序，你必须在这个服务器上有管理权，并且还要记住这个程序将会终止并重新启动Microsoft Exchange服务。正如你在图F中所看到的那样，你可以将各种Microsoft Exchange数据库移到你想要的任何分割。如果你的公共文件夹正在消耗大量的磁盘空间，你也许会考虑增加更多的硬盘，创建一个新的分割，并将这个分割用于存储公共文件夹的角色目的。
图F 你可以利用 Microsoft Exchange Performance Optimizer程序来将你的公共文件夹移到另一个分割。
当服务器性能受到影响时
正如你可能猜到的那样，你的公共文件夹可能最终增长的一个转折点，服务器的性能受到负面影响。在这个例子中，用户可能注意到想一个公共文件夹发送数据或取还他们的电子邮件可能要花费比预计的要长的时间。如果服务器性能由于过量地使用公共文件夹而成为一个问题，你可以采取几个措施。第一，你可以使整个服务器只用于公共文件夹，而将邮件箱存储在另一个服务器上。其他方法包括在几个不同的服务器上存储文件夹的拷贝，来避免将所有的公共文件夹业务都塞在一个单一服务器中。你还可以将某些公共文件夹移到一个不同的服务器。
复制公共文件夹
不管你是想要通过在其他服务器上创建文件夹的拷贝（称为副本）来分配公共文件夹业务，还是想将某些文件夹移到一个不同的服务器，你都必须使用文件夹复制过程。文件夹复制拷贝存储在主服务器上的文件夹，并将它拷贝到其他服务器。这些拷贝或副本，以预定的时间间隔进行更新。
为了复制一个公共文件夹，导向Organization | Folders | Public Folders，并选择你想要复制的文件夹。接着，从File菜单选择Properties命令。当你这样做时，你将会看到这个文件夹的属性页。此时，到Replicas标签。现在，选择你想要将文件夹复制到其上的服务器，如图G所示，并单击Add按钮。如果你的文件夹包含你也想要复制的子文件夹，到General标签并选择Propagate these properties to all subfolders复选框。
图G 选择你希望将文件夹复制到其上的服务器，并单击Add按钮。
当你单击OK时，你将会初始化这个复制过程。指出复制不是一个立即执行的过程是很重要的。复制可能要花几个小时的时间才能完成，尤其对于较大单位文件夹。你可以利用文件夹Properties窗口上的Replication Schedule标签来控制在什么时候开始复制。
移动公共文件夹
正如我们前面提到的，在某些情况下你也许想要将一个公共文件夹完全移出一个服务器而移到另一个服务器上。在这种情况下，第一步是将文件夹复制到新的服务器。在复制完文件夹并能够确定复制完成后，你就可以移动(rehome)这个文件夹。
为此，到向Organization | Folders | Public Folders并选择你想要复制的文件夹。接着，从File菜单选择Properties命令。当你看到这个文件夹的属性页时，到General标签。现在，从Limit Administrative Access To Home Site复选框去掉选取标记，如图H所示。如果你的文件夹包含子文件夹，你还应该选取Propagate These Properties To All Subfolders复选框。
图H 从Limit Administrative Access To Home Site复选框去掉选取标记
此时，选择Advanced标签。正如你在图I中所能看到的，这个Advanced标签包含一个Home Server下拉列表。你从这个列表中选择的服务器将成为创建所有副本的主服务器。因此，保证在改变主服务器之前完成复制是很重要的。如果你在复制完成之前改变了主服务器，Microsoft Exchange将会使所有的副本与新的主服务器上的不完全的数据相匹配，从而破坏文件夹的原始拷贝。如果你想要将数据移到其上的服务器在这个下拉列表中没有列出，这意味着目的服务器不包含这个文件夹的一个副本。
图 I 从Home Server下拉列表选择目的服务器
一旦你已经选择了新的主服务器，单击OK并提供更改时间进行复制。当你的改变已经被复制时，回到这个文件夹的Properties窗口中，到Replicas标签。你现在可以从Replicate Folder To列表去掉文件夹的原始主服务器。当你单击OK时，Microsoft Exchange将逐步从原来的服务器上删除这个文件夹，释放它所占据的磁盘空间。
结论
在本文中，我已经讨论了网络管理员在管理Microsoft Exchange公共文件夹时遇到的一些问题。我还探讨了几个你可以用来防止你的公共文件夹消耗所有服务器资源的技术。
Brien M. Posey是一个MCSE，他是一个自由作家，写本文是正在为TechRepublic工作。他也是United States Department of Defense的系统工程师。你可以通过电子邮件与他联系Brien_Posey@xpressions.com。由于他受到的电子邮件的数目太多，不可能每封信都回复，但是他确实都仔细阅读了。
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