玩转Outlook的小窍门

10/7/2009来源:Outlook教程人气:7604

如果你是上班族,很可能用的就是微软公司的Microsoft Outlook电子邮件程序。

但你有没有做到物尽其用呢?

虽然使用Microsoft Outlook的人很多,但其中有些功能往往被大家忽视,除非你仔细研究菜单选项,或尝试过快捷键的运用。很多这种小窍门能在用户手册上找到,但用户往往更愿意把时间花在撰写或回复邮件上,而不是翻看手册。

近来我评测了一个名叫Postbox的程序,它能以一种独特的方式显示电子邮件及其相关内容。其实Outlook也有额外的功能,但不太容易被用户发现。下面,我把自己认为Outlook中比较好但不为人知的一些功能列举出来,版本是Outlook 2007,这是很多人目前都在用的,此外还列举了一些Outlook 2010中将会囊括的小窍门--该版本预计于2010年春末夏初投放市场。


搜索功能

除了简单地在Outlook的搜索栏中输入文字进行查询外,你还可以通过设定具体参数,帮助搜索引擎缩小查寻范围。举个例子来说,如果我记得有个朋友曾经发给我一封标题中带有“LSU票”文字的邮件,就可以输入:“subject: LSU”,把所有关于路易斯安那州立大学(Louisiana university)的邮件拉出来。如果我想找莫莉(Molly)发来的全部邮件,可以输入“from: Molly”。此外,还有其他几个参数都可以采用同样的方法,比如“收件人”(to)、“已发送邮件”(sent)、“抄送”(cc)和“邮件大小”(message size)等。

在Outlook菜单的文件夹列表中,有一个放大镜图标的“搜索文件夹”(Search Folders)功能,能把你最常搜索的结果保存下来。比如说,你经常在邮件中搜索航班信息,就可以创建一个名为“旅游”的搜索文件夹,保存所有含有航空公司名字的电子邮件,并经常进行更新。

创建新搜索文件夹的流程如下:点击“搜索文件夹”的图标,选择“新搜索文件夹”(New Search Folder),然后跟随一连串的步骤,选择预先设定好的文件夹类型,如“直接发送给我的邮件”(mail sent directly to me),“大邮件”(large mail),或“标示需要回复的邮件”(mail flagged for follow up)等。你也可以自己定制一个搜索文件夹,让搜索引擎把在特定邮件区域中出现特定文字的邮件找出来。


彩色标识

要想让特定的电子邮件在列表中凸现出来--比如老板发来的邮件,或专门发给你的邮件--你可以制定一个规则,以特定颜色标出邮件,或让那些邮件以黑体字、特定字体和大小显现出来。想想看,你再也不会漏看妈妈发来的电子邮件,因为它们在邮件列表中是以红色的14磅字体标识出来的,而且还带有下划线。

设定邮件标识方式的流程如下:点击Outlook菜单的“工具”(Tools)选项,选择“分类”(Organize)、“使用颜色”(Using Colors),然后为不同的人选择不同的颜色标识。要想增加字体和大小等更多的自动设定,可以在“使用颜色”界面的右上方选择“自动格式”(Automatic Formatting),按下“增加”(Add)选项来创建更多的标识规则。

 

Harry Campbell
日历功能

Outlook Calendar日历程序可以呈现出你想要的风格,而非默认的样子。举例而言,如果你喜欢以每小时为间隔来安排日程,而非默认的半小时间隔,就可以在任何时间显示上单击鼠标右键,然后选择60分钟的选项,也可设定其他间隔方式,如5分钟,10分钟和15分钟。

Outlook还可以在本时区旁边显示其他时区的时间,只要在时间显示上单击鼠标右键,选择“更改时区”(Change Time Zone),然后在“同时显示其他时区”(Show an Additional Time Zone)的选项上打勾即可。这对经常和远方的同事协作办公的人来说很有用,免得他们没考虑好别人所在的时区,把时间弄错。这里还有一个“转换时区”按键,可以很快地从一个时区切换到另一个时区,这对经常到各地出差的人来说很有用,方便其把Outlook设置成当地时区,显示他们正在那里工作。

与彩色标识电子邮件一样,日历也能按预先设定好的类别进行自动分类,如“私人”(Personal)、“外出”(Travel)和“家庭”(Family)等,原理是程序在日历内容中寻找“网球”(私人活动)、“联合”(外出活动),以及爸爸、妈妈或艾里森(Allison)等人名(家庭活动)的字眼,用这些词语描述的活动能自动按指定颜色进行分类,让日历在视觉上一目了然,很容易就能区分出不同的活动类型。

另一个有用的日历小窍门是:按住键盘上的CTRL键,并选择日历小视图上的某几天,日历就会只显示这些天数的活动安排。因此,如果我想看9月19号、22号和24号,只要按住CTRL键并选择这些日期,就能在右边的显示面板上看到这几天的日程。


联系人的可视效果

Outlook中的所有联系人都能配上相应的照片,只要双击某人名片上的小头图标,然后从图片收藏中选择一张照片即可。在同一公司使用Outlook的同事可以把自己的照片添加到名片上,就能在电子邮件中显示出他们的照片。

每张联系人名片的右上角都有一张数字名片的缩略图,在上面单击右键就能名片进行编辑,然后复制粘贴到任何电子邮件的签名档上。


未来的功能

微软公司表示,希望能让明年推出的Outlook 2010工作起来更顺手,创建更聪明的规则,减少不必要的手动操作。

这种做法的一个例子是,新版本Outlook中的电子邮件将默认设置为谈话方式--有点像Gmail现在的样子。一个“忽略”(Ignore)按键将把同一谈话的未来所有邮件放入“已删除文件夹”(Deleted Items folder),甚至包括那些标题已经改变的邮件,因为微软使用一个特殊的识别程序,能知道邮件之间的相互关系。一个“清除”(Clean Up)按键能将所有的冗余邮件放入“已删除文件夹”,只在谈话中留下那封最近的邮件。

另一个功能是Outlook 2010中的“会议召集”(Reply with Meeting),能让用户在邮件之外创建一个会议邀请。点击“会议召集”按键后,系统会自动通知邮件中的所有收件人参加会议。

会议的名称与邮件标题一样,如果用户都在同一个公司的局域网上,且都使用Outlook Calendar,该工具也能寻找每个人日历上可供选择的时间和日期来安排会议。

Outlook 2010还有一个省时省力的功能,即“快捷步骤”(Quick Steps),这些快捷方式点击一下就能同时执行人们在操作邮件时经常用到的数个指令。如果你选择一个名叫“回复并删除”的快捷步骤,系统就会回复某个邮件,并把原始邮件删除。用户也能自己创建个性化的快捷步骤,如一个名为“社交”(Social)的快捷步骤,选择后就能标注某个邮件为已读,将其放入一个特定的文件夹,并标注为一个特定的类别。

Katherine Boehret